– Često se čuje priča o menadžerskim bolestima: infarktu, čiru ili samo stresu. To su naravno stvari koje se događaju ali kako uspemo da ih steknemo? Pokušajmo da analiziramo naš običan dan. Ono što nam se dešava je da stvari koje treba da uradimo i to u nekom raspoloživom vremenu prave pritisak vremena. Ako sada preduzmemo nešto i odvadimo od posla, želimo da smanjimo stvari koje treba da se urade i da povećamo raspoloživo vreme. To je u redu ako su raspoloživo vreme i stvari koje treba da se urade uporedive, ali ako su stvari koje treba da se urade mnogo veće, jedini način je da radimo napornije. Ali ako radimo napornije to će nas dovesti do stresa što dalje vodi do smanjene efektivnosti, tj. do promašenih poslova, odluka i tome slično. Dakle ne radimo prave stvari. Raditi više ne znači raditi i bolje. To dalje dovodi do potrebe da se više stvari uradi jer smo radili „gluposti“. Na primer, zbog recesije dešava se da u zapadnim zemljama ljudi ostaju duže na poslu da bi pokazali da su potrebni firmama a ne zato što imaju posla. Čovek ima energije koliko ima, nema više no što ima i to može da bude uzrok velikim greškama.

Ne postoji ništa toliko beskorisno kao efikasno raditi nešto što nije uopšte trebalo da se uradi.
Peter Drucker

–  No vratimo se našoj priči. Da bi rešili ovaj problem mi počinjemo da uzimamo od našeg ličnog vremena. Ali uzimanje od ličnog vremena takođe uzrokuje stres. I eto nas na pragu menadžerskih bolesti. I tada odlučujemo da vidimo kako upravljanje vremenom može da nam pomogne. Primenjujemo neke alate, trikove i recimo da se čak i sami menjamo i na kraju oslobodimo malo vremena. Ali ako u to „oslobođeno“ vreme počnemo opet da guramo čistu operativu, eto nas u kolu iz kog ne možemo da izađemo. A imamo i dokaze kako je upravljanje vremenom šarena laža.

–  Zamislimo situaciju da neko vodi neuredan život, voli da popije, puši, jede masno. Ako to potraje normalno je da se javlja visok krvni pritisak i sad ako se ne reaguje, niti se išta promeni niti počne da uzima lekove desiće se infarkt. Pre ili kasnije. Ali zamislimo situaciju da je neko doživeo infarkt, sada mu ne možemo reći – a da si manje pušiio. Sad mu pomaži. Ali takođe se ne može reći – samo ti radi kao i do sada pa kada ti se ovo desi mi ćemo te udariti strujom i ti ćeš se dići i možeš sve iz početka. Istina je negde u sredini, treba hitno pomagati ako je infarkt ali takođe i piti lekove za pritisak ali takođe i menjati način života. Potpuno je isto i za naše firme ali i za nas. Postoje problemi duboko u nama i našim organizacijama za koje treba prava odluka o promeni, a oni uzorkuju mnoge posledice. Za pravu promenu potrebno je da odlučimo šta stvarno želimo – što bi rekao Bora Todorović u filmu „Maratonci trče počasni krug“ – odlučite se već jednom šta hoćete da budete u životu. Šta možemo da uradimo – da prihvatimo da nam je život takav, da ga menjamo ili da napustimo takav život. To su sve potezi zrele osobe. Ali ako ceo život ostanemo da gunđamo i ništa ne preduzmemo, niko nam ne bi trebao biti kriv. To vam je situacija kada se supružnici 20 godina svađaju oko papuča, gde treba da stoje i postoji samo gunđanje. Zreli postupci su – prihvatiti tako kako je, nešto promeniti i rešiti problem ili ako je to toliko važno razvesti se, ali svakako ne ostati na stalnoj praznoj priči koja je uzrok konstantnoj svađi. Kao što rekoh, u poslednjoj varijanti niko vam nije kriv.

I sada lagano dolazimo do reči hitno koja tako često u kombinaciji sa rečju važno pravi gužvu u našem životu. Pogledajmo značenja:

  • Hitan – nužan, uporan, nametljiv, nasrtljiv, aktuelan, žuran, prek, željan, žestok

  • Važan – značajan, ugledan, uticajan

–  Kao što se vidi hitno je mnogo agresivnije i kao takvo i pobednički orijentisano. Hitno se doživljava kao kratkoročno a važno kao dugoročno. Svi znamo da kratkoročno, nažalost, uvek pobeđuje dugoročno, u našim postupcima pa čak i u organizacijama. Na primer, kada se spoje računovodstvo i finansije pod istog rukovodioca ta jedinica radi računovodstvene poslove tj., kratkoročne stvari mada je kreativno baratanje novcem najbolji biznis. Ono što piše na vizit karti – finansijski direktor je zapravo šef računovodstva sa malim izuzecima. Isto se dešava i na ličnom planu, odlučujemo se za hitno i upadamo u već opisani krug. Ono što trebamo da shvatimo je da vreme mora da se koristi i za pametnije stvari.

–  Šta je to pametnije? Pametnije je ono što je važno, a važno je ono što vas vodi vašim ciljevima zbog kojih ćete biti srećniji kada ih ostvarite. Ali ako ne znate kuda idete, kako rekoše u „Čarobnjaku iz Oza“, onda će vas svaki put odvesti tamo. Tada prirodno krećemo ka hitnim stvarima.

Ako nemate svoje ciljeve, osuđeni ste ostvarujete tuđe.
Brian Tracy

Pogledajmo malo, takozvanu, Ajzenhauerovu matricu koja je razvijena za dan D, za iskrcavanje u Normandiji kada je trebalo odrediti prioritete.

–  Ne ulazeći u detalje, što je stvar seminara, najviše nas zanima polje – i hitno i važno. Ali ruku na srce retke su stvari koje su i jedno i drugo. Najčešće se dešava da se važne stvari prepuste i ne urade na vreme pa jednog trenutka postanu hitne. Naravno i neke krizne situacije se mogu tu smestiti, ali ako je sve hitno onda tada više ništa nije hitno. Slično kao kada tučete dete za svaku sitnicu i kada se desi nešto ozbiljno, šta je sledeće što možete da učinite? Cela kontrola nad vašim životom se nalazi u ovom polju i još više u polju – nije hitno ali je važno. Vaši ciljevi su po pravilu u ovom polju, ali oni zahtevaju planiranje i stalan rad, po tome ćete biti ocenjeni. U ovom polju je i prevencija kriza, jer kada se desi kriza i iz toga ne izvučemo nikakav nauk, niti uradimo ikakvu promenu da predupredimo buduće krize, tada nam niko nije kriv, ne možemo sedeti i gunđati. Polje koje se tiče niti hitnog niti važnog je polje trivijalnog u koje ponekad ulazimo kad smo toliko opterećeni da znamo da ne možemo da stignemo i tada radimo trivijalne stvari, pa čak i budalaštine ali dohvatljive.

–  Da stignemo sada do polja znanog kao – tiranija hitnog. To je ono što za vas nije važno ali je hitno. Ako nije za vas važno za koga je – pa naravno za nekog drugog i to znači da vam drugi raspoređuju vreme. Ako je vaš šef taj koji vam upada, jedini način je da prihvatite zadatak ali da ga upitate šta onda treba da odložite. Ako to ne možete jer nemate dovoljno samopoštovanja, živite s tim. Ako vam dođe kolega, pristanite ali odredite realan rok, i naravno nakon toga on će verovatno otići da sam uradi, što najverovatnije znači da je na sceni bilo tipično „uvaljivanje“. Ali šta ako dođe saradnik koji kaže ne znam i vi se kao i većina menadžera, pošto je hitno, upecate i uradite umesto njih. Menjate svoje „pametno vreme“ za njihov hitan zadatak. Ako je narod možda i glup u ovoj situaciji je neverovatno pametan – ako može da vam da da uradite nešto umesto njih, daće vam i uvek ćete to raditi. To će trajati dokle god ne naučite da ih vratite da ponovo urade zadatak, kako mi kažemo u kupatilo, pa nek se dogovore i nek dođu sa rešenjem koje je približno onom što sam i mislio. Ali hitno je! Izdržite da jedan po jedan zadatak nije toliko hitan i nek ljudi počnu da zarađuju platu. Ako to izdržite stvaraćete zrele i odgovorne saradnike. Naravno vi možete da budete i osoba koja može sve i čiji saradnici ništa ne znaju ali posledice će biti fatalne i to prevashodno za vas.

–  Određivanje prioriteta je šta nećemo raditi a ne šta ćemo raditi, jer mi možemo i hoćemo sve. Tek ovim čini se malim korakom, stvari će krenuti na bolje a tiranija hitnog će možda malo ustuknuti.

dr Zvezdan Horvat, direktor & partner Adizes SEE

Više o ovoj temi možete saznati u okviru seminara Lična efikasnost i alati upravljanja vremenom.

Više informacija i prijave ovde.