1. MDC (Method Design Concept) 

MDC (Method Design Concept) predstavlja tehniku koja omogućava analizu, kako manuelnih, tako i mehanizovanih procesa u proizvodnim i uslužnim delatnostima. Osnovno polazište MDC-a nalazi se u tome što se pri analizi postojećih metoda sve aktivnosti klasifikuju na bazne i pomoćne aktivnosti u zavisnosti od toga da li direktno doprinose obavljanju operacije.  

Razlika između ove i tradicionalnih metoda se nalazi u pristupu analizi aktivnosti. Tradicionalnim metodama radimo i delujemo polazeći „spolja-ka-unutra“, poboljšavamo ono što imamo i eliminišemo ono što je nepotrebno. MDC podrazumeva ciljno usmeren „napad“ tj. „delovanje-iz-centra“, čime utvrđujemo minimum koji je potreban da bi se obezbedio tok procesa koji želimo da razvijamo, a zatim se ovo kompletira sa okolnim, neophodnim pomoćnim aktivnostima.  

 

 

Slika 2: Prikaz tradicionalnog i MDC pristupa1 

Bazne aktivnosti su one aktivnosti koje obezbeđuju svrhu procesa (pretvaranje inputa u outpute). Ovim aktivnostima dodajemo pomoćne aktivnosti koje su neophodne i koje, zajedno sa baznim aktivnostima, obezbeđuju željeni proces. Na ovaj način izgrađujemo najracionalniji metod za proces, polazeći iz centra ka spolja, prema cilju koji smo postavili u početku – povećanje produktivnosti.2 

Ukoliko posmatramo operatera koji je zadužen za dopunjavanje sirovina na liniji keksa ili službenika koji radi na otvaranju računa, onda možemo da kažemo da je njegova bazna aktivnost odvija upravo u trenutku dok sipa brašno u mikser ili dok unosi podatak. Sve ostale aktivnosti nazivamo pomoćnim aktivnostima i rasipanjima. Tako će, primera radi, provera nivoa, kontrola, odlazak u magacin po sirovine, čitanje podataka i pristupanje dokumentaciji kroz software predstavljati pomoćne aktivnosti, a traženje po magacinu podataka i prepravljanje pogrešno upisanih podataka će predstavljati rasipanja.  

Kako želimo da maksimalno iskoristimo ono što imamo na raspolaganju (bez kapitalnih investicija) – nećemo menjati bazu aktivnost. To znači da nećemo, npr. investirati u nabavku automatizovanog sistema koji bi zamenio operatera/službenika. Koristeći MDC pristup, definisaćemo da je ta bazna aktivnost operatera/službenika minimum od kojeg krećemo. Trajanje pomoćnih aktivnosti ćemo smanjiti tako što ćemo aktivnosti procesa i sama radna mesta organizovati na takav način da rasipanja budu elminisana i pomoćne aktivnosti imaju manje učešće u odnosu na baznu aktivnost. Cilj je da proces, njegovi segmenti, pa i sama radna mesta budu organizovana na način takav da zaposleni veći deo radnog vremena provode u sprovođenju baznih aktivnosti. 

MDC mapiranje procesa 

Mapiranje procesa putem MDC koncepta predstavlja prvi korak u definisanju procesa od strane tima koji je prethodno upoznat sa Kaizen i Lean osnovama.  

MDC mapiranje pruža mogućnost pojedincima i timu da aktivnosti odabranog procesa definišu po odeljenjima i učesnicima, tj. iz perspektive „silosa“, što se pokazalo kao najlakši način da se, nakon osnovne obuke, pređe na procesni način razmišljanja.  

Aktivnosti po odeljenjima se definišu sledećim redosledom: bazne aktivnosti, pomoćne aktivnosti i rasipanja.  

 

Slika 3: Primer MDC mape3 

Nakon kreiranja MDC mape pristupa se grupisanju i analizi evidentiranih rasipanja, što predstavlja osnovu za prve predloge za unapređenje i nacrt akcionog plana.  

2. Hodogram 

Prethodno kreirana MDC mapa predstavlja osnovu za kreiranje hodograma. Ovakav redosled primene alata pri mapiranju procesa se pokazao kao vrlo uspešan, kako tim koji je prethodno proces mapirao iz perspektive “silosa”, već definisane bazne i pomoćne aktivnosti na jednostavniji način stavlja u kontekst procesa. Dok su prilikom MDC mapiranja aktivnosti bile raspoređene vertikalno, u slučaju hodograma one su raspoređene horizontalno, u redosledu koji je u skladu sa smerom kretanja procesa.  

Praksa je pokazala da se prilikom kreiranja hodograma, postojeći broj definisanih baznih i pomoćnih aktivnosti (prilikom MDC mapiranja) uvećava za oko 20%. Upravo ovo identifikovanje aktivnosti koje su propuštene u prethodnoj fazi predstavlja efekat “razbijanja silosa”, sa kojim se učesnici tima susreću kada prilikom kreiranja hodograma pomere fokus sa, do tog trenutka aktivnosti samo u okviru njihovog odeljenja, na aktivnosti koje im procesno prethode i slede.  

Na sledećoj slici dat je primer MDC mape i hodograma, sa prikazanim smerom raspoređivanja aktivnosti.  

 

Slika 4: Primer MDC mape (levo) i hodograma (desno)4 

Smer strelica predstavlja smer raspoređivanja aktivnosti 

Važno je napomenuti da se na hodogram prenose samo bazne i pomoćne aktivnosti, a ne i prethodno definisana rasipanja. Prvi hodogram koji se kreira nakon MDC mapiranja predstavlja trenutno (As-Is) stanje i to trenutno najbolju verziju istog. Aktivnosti se raspoređuju na način takav da prikažu trenutno stanje, sa prikazom mogućih mesta gde je prisutan paralelan rad i sl. Sledeći korak jeste međusobno povezivanje svih grupa aktivnosti koje se realizuju u kontinuitetu, tj. identifikovanje komunikacionih veza na način takav da se jasno razlikuje da li je ono što ih povezuje usmena komunikacija, e-mail poruka, input / output sistema itd.  

Nakon kreiranja As-Is hodograma, pristupa se podeli istog na segmente i popunjavanje SIPOC tabela za svaki od njih (objašnjenje dato u sledećem poglavlju).  

Zaključci iz grupisanja i analize rasipanja, kao i popunjavanja SIPOC tabela se primenjuju prilikom kreiranja To-Be hodograma. On se kreira po segmentima, na način takav da prikaže kako bi proces mogao da izgleda, ukoliko se sprovedu svi prethodno definisani predlozi unapređenja.  

3. SIPOC 

SIPOC je alat koji se koristi u cilju sumiranja ulaza (input-a) i izlaza (output-a) procesa u formi tabele. Termin SIPOC predstavlja akronim od “Suppliers – Inputs – Process – Outputs – Customers”, odn. Dobavljači – Ulazi – Proces – Izlazi – Klijenti. 

U formi tabele, svakom od ovih pojmova je dodeljena po jedna kolona po redosledu u kom je prethodno prikazano. SIPOC tabela se koristi kako tokom analize postojećeg, tako i prilikom dizajna novog procesa ili segmenta procesa.  

U svom prilagođenom obliku, pogodnom za detaljniju analizu procesa nakon kreiranja As-Is hodograma, jedna SIPOC tabela sagledava delove svakog prethodno definisanog segmenta procesa i to samo onaj niz aktivnosti koji je moguće obaviti u kontinuitetu, u čijem izvođenju učestvuje jedan izvršilac ili odeljenje. Primer aktivnosti koje se odvijaju u kontinuitetu, a za koje se popunjava SIPOC tabela, dat je na Slici 5.  

 

Slika 5: Prikaz aktivnosti koje se izvršavaju u kontinuitetu5 

Redosled popunjavanja SIPOC tabele je sledeći:  

Prvo se popunjava kolona proces. U istu se prepisuju sve aktivnosti sa hodograma koje se u okviru posmatranog segmenta procesa izvršavaju u kontinuitetu. Zelena boja se koristi za ispisivanje onih aktivnosti koje su evidentirane kao bazne aktivnosti. U zaglavlju ove kolone upisuje se naziv podrocesa u okviru kojeg se nalaze evidentirane aktivnosti, kao i funkcija izvršioca ili naziv odeljenja koje izvršava aktivnosti.  

Nakon ispisivanja svih aktivnosti, prelazi se na identifikaciju svih input-a (ulaza) koji su potrebni kako bi se svaka od identifikovanih aktivnosti izvršila. U uslužnom procesu to mogu biti dokumenti, formulari i informacije dobijene na različite načine (putem dokumenta, mail-a, telefonskog ili usmenog razgovora itd), u proizvodnom procesu mogu npr. biti sirovina, nalog, materijal itd. Svaki identifikovani input se upisuje u kolonu input i za svaki se definiše interni ili eksterni dobavljač koji sa datim input-om snabdeva proces. Svi dobavljači se upisuju u odgovarajuću kolonu.  

Poslednji korak podrazumeva identifikaciju svih output-a (izlaza) koje generiše proces (dati niz aktivnosti koje se izvršavaju u kontinuitetu) i internih ili eksternih klijenata koji koriste definisane output-e procesa kao input-e u procesima gde oni imaju ulogu izvršilaca.  

Na krajevima kolona za input-e i output-e daje se sumirani prikaz istih po grupama koje su evidentirane kao važne za praćenje.  

U Tabeli 1 dat je primer izgleda SIPOC tabele.  

Tabela 1: Izgled SIPOC tabele 

 zavisnosti od vrsti input-a, output-a i aktivnosti koje su zastupljene u datom procesu, definiše se određeni color-coding koji će biti primenjivan prilikom označavanja istih. Primera radi 

  • crvena boja – oznaka za input-e i output-e dobijene/prosleđene usmenim putem, kao i aktivnosti štampanja 
  • žuta boja – oznaka za aktivnosti skeniranja 
  • narandžasta boja – oznaka za input-e i output-e dobijene/prosleđene putem telefonskog razgovora 
  • plava boja – oznaka za input-e i output-e dobijene/prosleđene putem ERP-a 
  • crna boja – oznaka za input-e i output-e dobijene/prosleđene putem elektronske pošte