Lean alati su dokazali svoju primenljivost u industriji i svoju slavu su stekli upravo prednostima koje pruža njihova primena. Prednosti primene 5S alata mogu da se opišu sledećom rečenicom: 5S predstavlja metod za kreiranje organizovanog radnog mesta na način takav da se eliminišu rasipanja i nekorisne aktivnosti, ali i da se nepravilnosti koje se u svakodnevnom radu javljaju sa lakoćom uočavaju i eliminišu.

Dakle, cilj primene ovog alata nije samo postizanje bolje organizacije jednokratnom akcijom, već stvaranje takvih uslova, da se novostvorena organizacija održava i poboljšava u kontinuitetu.  

Kao što i sam naziv alata govori, ova metoda sadrži pet grupa pravila tj. koraka koje je potrebno izvršiti prilikom sprovođenja na radno mesto. U nastavku će biti opisan svaki od pet koraka.  

Priprema za uvođenje 5S-a 

Kao što je to slučaj prilikom uvođenja bilo kog standarda / pravila / procedure, tako je i prilikom uvođenja 5S-a potrebno obučiti tim ljudi koji će učestvovati u sprovođenju prvog projekta.

Obuka podrazumeva upoznavanje članova tima sa osnovama Kaizen-a i Lean-a kroz praktične vežbe i primere prethodno sprovedenih 5S projekata u različitim industrijama.  

Svrha ove obuke je, između ostalog, izgradnja očekivanja kod učesnika da je promena moguća i poželjna.  

Seiri – Sort – Sortiraj – 1S 

Cilj prvog koraka jeste da se stvari na određenom radnom mestu, u određenom prostoru sortiraju, tj. da se odvoji nepotrebno od potrebnog.

To se sprovodi tako što se prethodno utvrde kriterijumi na osnovu kojih će se selekcija odvijati, a zatim se stvari koje su nepotrebne označavaju sa tzv. „crvenim karticama“, koje sadrže potrebne informacije o predmetu koji je označen. Na slici 10 je dat primer informacija koje sadrži crvena kartica, kao i prikaz kriterijuma na osnovu kojih se odvija selekcija.  

Nakon što se označe sve nepotrebne stvari, iste se premeštaju u tzv. „prostor crvenih kartica“, nakon čega se vrši dalje odobrenje predloženih akcija, popis predmeta, kao i fotografisanje. Svrha ovakvog načina rada se možda ne vidi prilikom sprovođenja prvog 5S projekta, ali predstavlja važan element standardizacije koji će u daljem radu omogućiti propisan način udaljavanja nepotrebnih stvari sa radnih mesta, kao i njihova dalja upotreba.

Fotografisanje ključnih koraka tokom projekta je važno najviše zbog pamćenja i građenja kulture. Ljudi su generalno skloni da brzo zaborave kako je izgledalo radno mesto u prethodnom periodu. Fotografije će, kao jedan od elemenata koji će biti postavljen na 5S tabli, podsećati kako je radno mesto ranije izgledalo, između ostalog kao podsetnik da to u budućnosti nije prihvatljivo.

Takođe, dokumentovanje projekta fotografijama ili video zapisima za nove zaposlene predstavlja znak da se u kompaniji neguje određena kultura organizacije radnih mesta.  

 

 

 Slika 10: Informacije o predmetu koji je označen (levo) i kriterijumi za selekciju (desno) 

 

Seiton – Set in order – Složi – 2S 

Nakon što je u prethodnom koraku radno mesto rasterećeno nepotrebnih stvari, u drugom koraku preostale potrebne stvari se organizuju na način koji odgovara aktivnostima koje se obavljaju na datom radnom mestu.  

Ovo podrazumeva detaljnije razmatranje načina rada, zbog čega je u ovom koraku poželjno mapirati aktivnosti na radnom mestu. Cilj ovog koraka jeste ustanoviti šta je od materijala / opreme potrebno prilikom izvršenja evidentiranih aktivnosti.

Na taj način se ustanovljava potreba za nabavkom dodatne opreme, ali isto tako se često dešava da se ustanovi da se na radnom mestu nalazi još nepotrebnih stvari ili stvari u količinama većim od potrebne (čest primer jeste komplet inbus ključeva ili burgija, iako se koriste samo dve veličine istih).  

Tokom ovog koraka se koriste formulari koji služe za popis potrebnog materijala / opreme, a koji ujedno sadrže informacije o potrebnih količinama ili zalihama istih na radnom mestu. Primer tabele za takav formular je dat u nastavku (Tabela 2).  

Tabela 2: Primer tabele za formular koji se koristi u koraku 2S 

 

Nakon što se ustanovi sve što je potrebno na posmatranom radnom mestu, potrebno je odrediti poziciju svih elemenata na osnovu redosleda koraka i učestalosti upotrebe. Poželjno je ustanoviti kriterijume / pravila za određivanje pozicije / udaljenosti u zavisnosti od učestalosti upotrebe, kao osnova za primenu istog pravila na istu ili sličnu situaciju. Primer kriterijuma za prethodno pomenuto je dato u Tabeli 3 

Tabela 3: Primer za pozicioniranje elemenata rada u odnosu na učestalost upotrebe 


Kao i u prethodnom koraku, potrebno je dokumentovati ovu fazu fotografijama koje prikazuju kako je radno mesto izgledalo pre i posle 2S-a, kao i tlocrtom prostora pre i posle raspoređivanja elemenata rada u odnosu na aktivnosti i frekventnost upotrebe. 
 Ovo je faza u kojoj je potrebno detaljno osmisliti nov izgled radnog mesta i u tom smislu podrazumeva prepravku postojećeg ili izradu / nabavku novog inventara (stolovi, police, pomoćni alati itd). Tokom prepravki ili izrade potrebnih elemenata, važno je obratiti pažnju na ergonomiju radnog mesta. 
 

Seiso – Shine – Spremi – 3S 

Tokom prethodna dva koraka radno mesto je oslobođeno nepotrebnih stvari, a stvari koje su potrebne su organizovane na način koji podržava tok procesa i ergonomiju rada.  

Cilj trećeg koraka jeste da radno mesto bude čisto, s tim da je fokus na otklanjanju uzroka i na prevenciji, a ne samo na jednokratnom čišćenju radnog mesta. Često se sreće pogrešno tumačenje ovog koraka u tom smislu, što dovodi do narušavanja svrhe ovog koraka, ali često i svrhe 5S-a kao metode u celini.  

Kada je reč o sprovođenju ovog koraka u kompaniji, važno je naglasiti važnost otkrivanja uzroka nastanka nečistoća koje se uklanjaju tokom akcije čišćenja. Na taj način, otkriven uzrok će biti osnova za osmišljavanje rešenja za eliminaciju istog. Tokom ovog koraka, fokus se takođe usmerava i na bezbednost radnog mesta.  

Fotografije mesta gde se stvaraju nečistoće će poslužiti pri izradi različitih čeklisti i uputstava u četvrtom koraku.  

Seiketsu – Standardize – Standardizuj – 4S 

Sprovođenjem prethodna tri koraka radno mesto je dovedeno u stanje u kakvom želimo da se nalazi svakodnevno. Upravo to jeste i cilj četvrtog koraka – obezbediti uslove i ustanoviti pravila (standarde) koji će podržati održivost rezultata koji su postignuti u prethodna tri koraka.  

Faza standardizacije podrazumeva vizuelizaciju radnog mesta, izradu čeklisti, rasporeda, uputstava itd. Svrha vizuelizacije jeste da podrži i učini vidljivim pravila koja su postavljena u prethodnim koracima.

U tom smislu, dobra vizuelizacija radnog mesta stvara uslove takve da se lako uočava da li postoje nepotrebne stvari na radnom mestu (1S-sortiraj), da li su stvari vraćene na svoje mesto (2S-složi) i da li su preuzeti koraci u održavanju čistoće prostora putem čeklisti (3S-spremi).  

Vizuelizacija radnog mesta i prostora podrazumeva označavanje podova (transportni putevi, pozicije materijala, opreme), označavanje stolova, polica i tabli za alat (pozicije elemenata rada, indikatori količina, adrese), postavljanje oznaka koje se odnose na pravila i bezbednost itd.

Prilikom vizuelizacije je važno ustanoviti standarde po pitanju upotrebe boja i vrsta označavanja, kako bi se obezbedila standardna upotreba na nivou svih radnih mesta. Takođe, poželjno je napraviti katalog za vizuelizaciju, kao dokument koji podržava prethodno sprovedenu standardizaciju.  

Od čeklisti / rasporeda poželjno je napraviti sledeće:  

  • Čeklista za čišćenje radnog mesta i održavanje opreme na istom sa navedenim aktivnostima na osnovu kritičnih mesta koje su na tom radnom mestu ustanovljene tokom trećeg koraka. Pogodno je formu čekliste podržati sa čeklistom u vidu vizuelnog uputstva, sa fotografijama koje su napravljene tokom trećeg koraka. Primer jedne takve čekliste dat je na Slici 11 
  • Raspored 5S aktivnosti – za koji je prethodno potrebno formirati listu aktivnosti (kao što su npr. provera prostora crvenih kartica, provera vizuelnih elemenata na radnom mestu, provera standarda, akcije čišćenja itd), a zatim dodeliti odgovornost za navedene aktivnosti i odrediti koliko često bi trebalo da se sprovode. Primer rasporeda 5S aktivnosti je dat na Slici 12 

Iako se standardizacija u četvrtom koraku prvenstveno odnosi na standardizaciju 5S pravila, poželjno je sprovoditi je paralelno sa standardizacijom radnih mesta (tehnološki postupak, karta toka procesa, karta vremena za operaciju, normativ vremena itd) kako bi se pravila za organizaciju radnih mesta usaglasila i upotpunila sa pravilima, normama koja podržavaju tok i produktivnost procesa.  

 

Slika 11: Primer čekliste u vidu vizuelnog uputstva koje objedinjuje aktivnosti čišćenja i održavanja 

Slika 12: Primer rasporeda 5S aktivnosti 

Shitsuke – Sustain – Samodisciplina – 5S 

Sprovođenje petog koraka predstavlja najzahtevniju fazu. Postoji više razloga za ovo:  

  • Samodisciplina je nešto što se stiče dugotrajnim ponavljanjem i najčešće podrazumeva promenu navika. Mehanizam stvaranja navike je kompleksan i isti je izučavan na polju psihologije. Iako to možda deluje previše apstraktno u okvirima preduzeća, mehanizam stvaranja i promene navike je istovetan kako kod „ličnih“ navika, tako i kod radnih navika, koje se ispoljavaju u preduzeću, na radnim mestima.  
  • Konflikt kratkoročno-dugoročno. Iako nam razum govori da je rad na 5S-u opravdan, poželjan i potreban, u okruženju u kom nisu definisane vrednosti, pravila i prioriteti – kratkoročno uvek „pobeđuje“ dugoročno.  
  • Nepostojanje (Kaizen) kulture. Da bi bilo koji standard, pa tako i 5S uistinu ostvario svoju svrhu, potreban je temelj koji počinje od kulture organizacije. To podrazumeva svakodnevno učešće i podrška svih zaposlenih. Najčešće izostaje adekvatno učešće i podrška rukovodstva, kako na tom nivou često postoji stav o tome da je 5S nešto što je previše operativnog karaktera da bi zahtevalo pažnju rukovodećih nivoa.  
  • Motivacija. Moglo bi se reći da nedostatak motivacije predstavlja jedan od uzroka za prethodno navedene probleme pri sprovođenju petog koraka.  

Na osnovu prethodno navedenih prepreka, preporuke za sprovođenje petog koraka su sledeće:  

  • Naglašavanje važnosti 
  • Kreiranje i uvođenje audita – podrazumeva kreiranje liste kriterijuma za ocenjivanje svakog radnog mesta. Potrebno je da se obezbedi redovno ocenjivanje i praćenje rezultata, kao i redovan prikaz sumiranih rezultata na mestu koje je dostupno svima (npr. na 5S tabli, primer rezultata audita dat na Slici 13),  
  • Formiranje sistema nagrađivanja – podrazumeva da se ustanove ciljevi koje je potrebno postići, kao i kriterijumi i način nagrađivanja za dostizanje istih. Potrebno je osmisliti nagrade, kako za uspehe pojedinaca, tako i za uspehe koji su postigli timovi,  
  • Davanje primera – podrazumeva pridržavanje pravilima od strane svih zaposlenih, kao i davanje primera od strane rukovodioca (npr. dodeljivanjem uloge mentora supervizorima i menadžerima).  

 

Slika 13: Prikaz rezultata audita u formi radar dijagrama 

  • Promocija doslednosti 
  • Kreiranje dugoročnih planova i akcija za implementaciju i održavanje 5S-a,  
  • Obezbeđenje doslednog i pravovremenog sprovođenja akcionog plana,  
  • Kreiranje plana za dodatne i ponovne obuke.  
  • Građenje kulture i vizuelizacija 
  • Postavljanje 5S table koja sadrži informacije o rezultatima realizovanih projekata, 5S projektima koji su trenutno u toku, sastavu 5S timova, prikaz rezultata audita, akcionih planova itd.  
  • Održavanje Kaizen događaja koji integrišu zaposlene sa različitih nivoa na rešavanju zajedničkih problema.  
  • Prezentacije o postignutim rezultatima na mesečnom nivou.  
  • Osmišljavanje mehanizma promocije – preduzeća koja su se u značajnoj meri usmerila na samo-promociju osmislila su mnogobrojna rešenja koja sve više liče na standardni promotivni materijal za neki proizvod ili uslugu (posteri, pamfleti, novine, nalepnice, majice itd).  
  • Uvođenje sistema predloga.  

Kao što je već rečeno, peti korak predstavlja najzahtevniju fazu uvođenja 5S-a. Ukoliko se ne istraje u naporima da se isti svakodnevno sprovodi, vremenom će skoro sva postignuća nestati i sve će se vratiti na prethodno zatečeno stanje.