Adizes SEE funkcionalni KONSALTING
Sem organizacionog konsaltinga, o kome možete više pročitati na Adizes Change Management, ASEE zahvaljujući dugogodišnjem iskustvu i ekspertizi svojih saradnika pruža usluge funkcionalnog konsaltinga u oblastima ljudskih resursa, finansija, marketinga, prodaje i povećanja produktivnosti.
Ovaj konsalting pokriva širok spektar – od rešavanja konkretnog problema sa kojim se susreće organizacija, do uvođenja ili postavljanja savremenog sistema funkcionisanja neke od navedenih oblasti. Ili, drugim rečima, naši konsultanti se mogu jednokratno pojaviti i pomoći organizaciji u rešavanju specifičnog zadatka, a isto tako biti onoliko dugo i onoliko često koliko je neophodno, da bi u kompaniji sektor ili odeljenje, za koje znate da može bolje da radi, počelo da funkcioniše u skladu sa vašim zahtevima i očekivanjima.
Adizes SEE Konsalting
PRODAJA
Prodaja predstavlja motor ukupnih aktivnosti jedne kompanijePRODAJA
LJUDSKI RESURSI - HR
Ljudi sa kojima radimo su najvažniji ključ naših uspeha i uzrok neuspehaLJUDSKI RESURSI - HR
UNAPREĐENJE PROCESA - KAIZEN & LEAN
Procesi su krvotok naše kompanijeUNAPREĐENJE PROCESA - KAIZEN & LEAN
PERFORMANCE MANAGEMENT
Planiranje povećanja učinka organizacije putem povećanja učinaka organizacionih jedinica i zaposlenihPERFORMANCE MANAGEMENT
Primeri iz prakse
Candidate Selection Program je software koji koristimo u više namena. Osnovne upotrebe su internoj ili eksternoj selekciji, internoj proceni zaposlenih – bez obzira na veličinu organizacije. .
U momentu kada smo počeli saradnju, kompanija je dobro poslovala, ali je imala problem sa ispunjavanjem rokova, niskim stepenom iskorišćenja mašina i velikim brojem prekovremenih sati na pozicijama u proizvodnoj montaži.
Klijent iz intenzivno rastuće delatnosti prepoznao je, u momentu svoje izražene tehnološke prednosti, potrebu da i svoje zaposlene dovede na nivo visoke spremnosti i motivacije za fokusiranost na potrebe klijenata i njihovo pouzdano zadovoljavanje. Zaključili su da je vreme izuzetnog rasta iskorišćeno na pravi način i da je sada vreme za izgradnju i očuvanje lojalnosti klijenata i to na profitabilan način.
Nema se vremena
Klijent čiji je slučaj predstavljen je veoma uspešna kompanija sa oko 80 zaposlenih, delatnost je uvoz i distribucija, odnosno prodaja opreme kroz različite kanale: tenderi, trgovinski lanci, dileri, maloprodaja…
U momentu kada smo počeli saradnju radeći na njihovom planu prodaje imali su fantastične poslovne rezultate, a u prethodnih nekoliko godina prodaja kompanije rasla je oko 40% godišnje. U ovakvim uslovima vlasnici kompanija se vrlo retko opredeljuju da traže pomoć konsultanata jer njihovi rezultati govore o tome da oni itekako znaju svoj posao. Ipak, gospodin XY nije bio do kraja zadovoljan aktivnostima u kompaniji, tako da je tim ASEE konsultanata dobio projekat.
Tokom nekoliko meseci imali smo mogućnost da zavirimo u svaki kutak kompanije. Bilo je dosta interesantnih rešenja za videti i naravno dosta stvari za popraviti. Ipak, izdvojio se jedan problem sa kojim smo se sreli upravo zbog relativno jednostavnog rešenja do koga smo došli.
Analizirajući rad prodavaca i pokušavajući da njihovo delo učinim transparentnijim shvatio sam da oni zapravo uopšte ne izlaze na teren, odnosno da ne odlaze do svojih kupaca. Prodaja je u tom momentu, kao što je rečeno, išla sjajno pa bi se, površno posmatrajući, moglo zaključiti kako bi najpametnije bilo ne dirati ništa.
Analizirajući dalje došlo se do podataka da ipak nije sve tako ružičasto:
- Ponekad informacije o tome da kupac nabavlja na drugoj strani stižu tek nakon šest meseci.
- Naplata u nekim slučajevima takođe mnogo kasni
- Dugovanja firmi koje su zatvorene i više ne postoje malo po malo rastu
- Poznavanje konkurencije i njihove konkretne ponude je na veoma niskom nivou
- Veliki deo kupaca nema tačno dodeljene prodavce tako da o nekoj gradnji odnosa nema ni govora
- …
Nije nam dugo trebalo da se složimo kako bi ipak bilo pametnije povremeno obići kupce nego čekati hoće li se oni javiti ili ne. Dakle, to je bilo razjašnjeno ali se pojavio problem – „Nema se vremena“, “Ko će to da uradi?”, “Pa ljudi jedva stižu da odrade sve što treba i bez izlazaka na teren”…. Vlasnik je među prvima zaključio da je potrebno još ljudi i poveo diskusiju u pravcu – Koliko njih još? Koliko je to para? Hoće li ovo generisati dovoljno dodatnog prihoda? itd…
Ja sam se opet zakačio za onu tezu “nema se vremena” i usmerio tok diskusije u drugom pravcu. Tog momenta prodajni tim brojao je 7 momaka koji su, prema njihovim rečima, bili zatrpani poslom. Vlasnik koji rad prodajne kancelarije nadgleda sistemom video nadzora takođe je bio ubeđen da ljudi nemaju vremena, odnosno da stalno rade, ili na računaru, ili telefonom ili sa klijentima u showroom-u.
Dakle “nema se vremena“ – krenuli smo da vidimo šta to ti ljudi rade po čitav dan, koje su to tačno aktivnosti i koje od njih uzimaju najviše vremena. Prva stvar koju sam saznao je da svaki prodavac u toku dana prosečno 3-3,5 sata radi na izradi faktura. Učinilo mi se previše pa sam pitao koja je to količina faktura dnevno. Ubrzo smo na osnovu ukupnog broja faktura u prethodnoj godini zaključili da svaki prodavac dnevno u proseku napravi dvadesetak faktura. Sledeće do čega smo došli je da bi prodavci u miru i bez remećenja mogli ovaj broj faktura da urade za jedan sat ili čak nešto manje.
Pri izradi faktura prodavci su gubili previše vremena zbog učestalog prekidanja. Naime, postojalo je pravilo da telefoni u kancelariji ne smeju zvoniti više od tri puta te je svaki prodavac morao da se javi što pre. Zaključili smo i da je druga po redu dominantna aktivnost prodavaca telefoniranje, te da na telefoniranje troše u proseku dva sata dnevno. Uskoro sam shvatio da su prodavci tokom dana uglavnom klijentima koji se jave telefonom davali servisne informacije o cenama, stanju lagera, vremenu isporuke itd, dakle ništa naročito zahtevno. Nakon ovih zaključaka došlo je vreme da se pozabavimo matematikom.
Trenutno stanje:
7 prodavaca x 5 radnih dana x 3 sata fakturisanja = 700 faktura
7 prodavaca x 5 radnih dana x 2 sata telefoniranja = 70 sati davanja servisnih informacija
Pretpostavljajući da je bez remećenja i prekidanja moguće uraditi 20 faktura za sat i da je vreme odgovora na pitanja o servisnim informacijama za pripremljenu osobu duplo kraće nego kada ste sa podeljenom pažnjom, odlučili smo se za promene:
6 prodavaca x 4 radna dana x 1,5 sati fakturisanja = 720 faktura
1 prodavac x 5 radnih dana x 7 sati telefoniranja = 35 sati davanja servisnih informacija
Na osnovu ovakvih kalkulacija ušlo se u promene, podeljeni su tereni, dodeljeni neraspoređeni kupci, prodavci su krenuli na teren prvo jedan dan nedeljno a zatim i češće, profesionalizovao se calll centar, unapređen je rad showroom-a, informacije sa terena arhivirane su u CRM, broj faktura počeo je da raste, a prodavci su počeli da grade kvalitetnije odnose sa svojim kupcima…
INTERNA PROCENA ZAPOSLENIH – PRAVI ČOVEK NA PRAVOM MESTU
Ovim uslugom, našeg HR konsaltinga, pomažemo klijentima tako što im pružamo informacije o profilima i potencijalima njihovih zaposlenih. Internu procenu zaposlenih obavljamo koristeći bateriju različitih instrumenata i alata, koje smo samostalno razvili. Internom procenom zaposlenih procenjuje se (ne)uklapanje zaposlenog sa pozicijom na kojoj trenutno radi. U slučaju neadekvatnog uklapanja predlažu se pozicije na kojima bi oni postizali bolje rezultate. Ovaj vid HR konsaltinga smo često koristili u kadrovskoj verifikaciji organizacione strukture. Takođe, rezultati procene mogu koristiti kao polazna osnova za kreiranje ličnih razvojni (puteva) planovi i kasnijeg aktiviranja potencijala zaposlenih.
Primer izveštaja o internoj proceni zaposlenih, što smo radili u jedno kompaniji, sledi i daljem tekstu.
Gospođa Marta – Finansijski direktor
Gospođa Marta ima dugogodišnju karijeru, a i duži period godina je član kompanije My Company. Ona je „maher“ o obavljanju svog posla – finansijskog direktora, te ima fino uklapanje sa traženom pozicijom. Kad gledamo uklapanje njenog ličnog profila sa pozicijom finansijskog direktora ono je odlično iznosi čak 94%. Ona je u instrumentu za određivanje vrednosnog sistema pojedinaca (Spiral Dynamic, SD instrument), prikazala povišenu averziju u vrednovanju narandžastog vrednosnog nivoa, koji se odnosi na želju za postignućem, odnosno razvoju karijere – samim tim što joj se bliži odlazak u penziju. Iako svoj posao Marta obavlja na najbolji mogući način, My Company bi trebalo u što skorijem roku krenuti sa uvođenjem u posao (ili eksternim traženjem) naslednika za njenu poziciju.
Gospodin Kapetanović – Direktor logistike
Kod gospodina Kapetanovića je trenutno najsloženija situacija, do koje smo došli internom procenom zaposlenih u ovoj organizaciji. Naime, pozicija direktora logistike jeste kompleksna i zahtevna u mnogim organizacijama pa i u ovoj. Gospodin Kapetanović preopterećen zahtevima radnog mesta se jednostavno „blokirao“. Uklapanje njegovog ličnog profila sa pozicijom nije baš najbolje i iznosi 75%. On je od skoro član My Company i jedan od osnovnih njegovih problema je što doživeo znatnu promenu organizacione kulture prelaskom u ovu organizaciju. Radeći dugi niz godina u bankarskom sektoru, počinje da radi za My Company čija je osnovna delatnost u ICT sektor. Instrumenti su pokazali da on nema usklađeno lično vrednosno uklapanje sa kulturom i sistemom vrednosti organizacije za koju trenutno radi. Koraci koji bi bilo za dalje razmatranje za My Company jesu:
- Ponovno razmatranje očekivanja od pozicije direktora logistike, uzimajući u obzir da li je sama pozicija preopterećena zadacima i obavezama na radnom mestu. Ako je odgovor potvrdan onda je treba rasteretiti.
- Ako postojeći zadaci i obaveze jesu predviđeni i normalni da se rade na toj poziciji, teško je da će gospodin Kapetanović imati potencijala i uspeti da se „odblokira“, pošto PAEI instrument ukazuje da njegov profil ima slab potencija za razvoj, a instrument za određivanje sistema vrednosti kandidata to da se on nalazi u pogrešnom radnom okruženju. Njegov lični vrednosni sistem nije u skladu sa vrednostima organizacije. Može se konstatovati da je došlo do odabira neadekvatnog čoveka za My Company.
Gospodin Mirko – Direktor My Company
Mirko se trenutno nalazi na poziciji direktora My Company. On je postao direktor shodno rezultatima koje je postizao u prodaji i može se reći da ima odličan prodajni profil gde ume da ostvari rezultat (P) (kao osnovni preduslov za dobrog prodavca), a ume i da se dobro „integriše“ (I) ljudima i sa klijentima. Kad gledamo uklapanje njegovog ličnog profila sa pozicijom direktora rezultat je dobar i iznosi 85%. Bitno za Mirkov dalji razvoj je prvo razumevanje, a zatim razvijanje (E) komponente u kojoj najviše zaostaje naspram potreba radnog mesta. Takođe je nužno da shvati da se sada njegova uloga promenila da bi uspešno obavljao poslove direktora, odnosno da nije više prodavac od koga se očekuju kratkoročni rezultati (P), nego lider koji treba da vodi i integriše tim (I) i gleda u budućnosti zarad postizanja budućih rezultata (E). Lični vrednosni sistemi (SD) se apsolutno u podudaraju sa kompanijskim, te se može konstatovati da kompanija My Company jeste mesto gde on može dati svoj maksimalni doprinos.
Gospodin Jović – Menadžer prodaje
Gospodin Jović je poseduje verovatno najizraženiji potencijal od zaposlenih u rukovodećem kadru u My Company. Kompanija je uočila njegovu veliku orijentisanost ka postizanju rezultata (P). Na osnovu nje i sistematičnosti u obavljanju zadataka (A), odnosno sa te dve operativne komponente uspešno je obavljao ulogu menadžera proizvodnje. Njegovim prelaskom u prodaju postaje jedan od ključnih ljudi u prodaji. Uklapanje njegovog ličnog profila sa pozicijom menadžera prodaje je dobro i iznosi 82%. Za njegov lični razvoj i uspešan dalji rad u My Company neophodno je da se razvija njegova (I) komponenta, veće efikasnije integrisanje sa saradnicima i klijentima. U SD upitniku vidimo njegovo izuzetno veliko prisustvo želje za postignućem (narandžasti nivo). On se trenutno nalazi na važnoj poziciji u organizaciji, ali na nižoj hijerarhijskoj liniji u odnosu gde se nalazio ranije, što može da se manifestuje sa povredom ličnog ega. Trebalo bi razgovarati u sa njim i naznačiti mu velika očekivanja kompanije od njega.
Procenu zaposlenih smo tada uradili samo za Top Management My Company i zaista pomogli u rešavanju promovisanja, planiranja i razvoja pravih ljudi na prava mesta unutar kompanije. Kao potvrda zaista urađene korisne usluge, My Company nas je angažovao nakon tri godine da ponovo sprovedemo internu procenu sada većeg broja zaposlenih. Većina zaposlenih se prvi put susrela sa našim instrumentima, ali posebno interesantno je bilo sagledavanje promena u profilima kandidata koji su popunjavali instrumente pre tri godine.
Ne može tu mnogo bolje
Ne može tu mnogo bolje
Slučaj koji želimo da predstavimo jeste projekat u proizvodnoj kompaniji sa velikom paletom proizvoda i malim serijama.
U momentu kada smo počeli saradnju, kompanija je dobro poslovala, ali je imala problem sa ispunjavanjem rokova, niskim stepenom iskorišćenja mašina i velikim brojem prekovremenih sati na pozicijama u proizvodnoj montaži.
Projekat smo započeli sa sprovođenjem Analize aktivnosti, koja nam je pružila uvid u vrste i procentualno učešće rasipanja u ukupnom vremenu rada. Na taj način je postignut konsenzus u vezi sa prioritetima i potencijalnim tačkama unapređenja.
Ono što se jasno izdvojilo su sledeća mesta poboljšanja:
- Nepostojanje adekvatne komunikacije između odeljenja, što u najvećoj meri uzrokuje čekanja i kašnjenja u procesu, a samim tim i nagomilavanje poluproizvoda u pojedinim fazama
- Dugo vreme prelaska s jednog radnog naloga na drugi u odeljenju pripreme proizvodnje (mašinski sektor), kao posledica negrupisanih pripremnih aktivnosti (kao što je, primera radi, priprema sledećeg naloga) i nedostatka informacija na tehničkoj dokumentaciji
- Nepostojanje mehanizma za planiranje rada u proizvodnoj montaži, što je bio uzrok pogrešnih procena potrebnog vremena izrade, kao i duže vreme izrade usled neadekvatnog balansiranja posla između operatera
Stoga smo predložili uvođenje Kanbana, kao komunikacionog alata, primenu SMED koncepta u pripremi proizvodnje i primenu MDC mapiranja u proizvodnoj montaži.
Kanban je nakon nekoliko meseci upotrebe i prilagođavanja počeo da se koristi u svrhu donošenja pravovremenih odluka, određivanja prioriteta, kao i brzog uočavanja i rešavanja problema u procesu. Takođe, kao rezultat transparentnijeg praćenja radnih naloga kroz proces, drastično je smanjena tenzija između odeljenja, koja je podržavala atmosferu čiji bi se glavni moto mogao definisati kao: “Ko je kriv?” Tokom same primene Kanban alata, sastanci koji su bili deo istog, prvobitno su trajali i po 45 minuta, ali su se tokom nekoliko meseci sveli na petominutne dogovore ispred Kanban table. Na sastancima učestvuju predstavnici svih odeljenja i zajedničko je mišljenje da su se poboljšali kolegijalni odnosi i komunikacija između odeljenja.
Primenom SMED koncepta evidentirane su sve potrebne pripremne aktivnosti i grupisane na takav način da se priprema za sledeći radni nalog u najvećoj meri obavlja tokom rada mašine. Krajnji rezultat je bio povećanje iskorišćenja mašina sa cca 40% na 60%. Tokom uvođenja SMED koncepta, postojala je određena doza nepoverenja kod operatera, usled postojanja stava da se sve promene sprovode u cilju pukog povećanja intenziteta njihovog rada. Međutim, promenjen je samo način rada i smanjeno je učešče aktivnosti koje ne stvaraju vrednosti, što je kao rezultat dalo manje opterećenje operatera i povećanje njihovog zadovoljstva poslom.
Primenom MDC mapiranja konstruisan je mehanizam za brzu analizu novih proizvoda u svrhu provere ispravnosti, određivanja potrebnog broja izvršilaca, kao i grupisanja aktivnosti i podelu posla. Kao rezultat primene ovog mehanizma, a zbog kratkog vremena analize, isti je počeo da se primenjuje na precizno planiranje preko 60% radnih naloga, što je u proseku rezultovalo sa povećanjem produktivnosti u meri dovoljnoj da se eliminiše prekovremeni rad. S obzirom da je u ovu svrhu napravljena magnetna tabla radi vizuelnije analize novog proizvoda, uvođenje nije predstavljalo problem, jer su je učesnici rado koristili. Vreme potrebno za analizu novog proizvoda, uz učešće predstavnika iz odeljenja nabavke, konstrukcije, pripreme proizvodnje i proizvodne montaže, vremenom se svelo sa tri sata na jedan sat, što je podstaklo rukovodioce da preko 60% radnih naloga prođe kroz taj vid analize.
Sa „što više“ na „što pametnije“
Klijent iz intenzivno rastuće delatnosti prepoznao je, u momentu svoje izražene tehnološke prednosti, potrebu da i svoje zaposlene dovede na nivo visoke spremnosti i motivacije za fokusiranost na potrebe klijenata i njihovo pouzdano zadovoljavanje. Zaključili su da je vreme izuzetnog rasta iskorišćeno na pravi način i da je sada vreme za izgradnju i očuvanje lojalnosti klijenata i to na profitabilan način. Ključ su prepoznali u svojim ljudima kod kojih je trebalo pomeriti fokus sa „što više“ na „što pametnije“.
Projekat smo podelili u tri etape: Uvođenje sistema kompetencija, upravljanje učinkom, motivacija – sistem nagrađivanja. Naravno – sve etape su realizovane uz punu participaciju menadžmenta, HR službe i zaposlenih sa više hijerarhijskih nivoa kako bismo obezbedili i kvalitet odluka i njihovo prihvatanje u kolektivu.
Uvođenje sistema kompetencija
Analiza trenutnog sistema vrednosti u kompaniji pokazala je da neke vrednosti treba zadržati, neke eliminisati, dok neke treba razvijati u kolektivu. U nameri da unapredimo ponašanja zaposlenih prilikom ispunjavanja radnih obaveza, u međusobnom kontaktu i posebno u kontaktu sa klijentima i da ono bude u skladu sa željnim vrednosnim sistemom, utvrdili smo set opštih kompetencija kao i njihov nivo za sva radna mesta.
Procenom zahteva radnih mesta u smislu ispunjavanja menadžerskih uloga PAEI definisani su profili pojedinih radnih mesta, njihovo grupisanje u klastere mesta sličnih zahteva. Za svaki od tih klastera su definisane pojedinačne (specifične) kompetencije i takođe njihov zahtevani nivo.
Zadatak menadžmenta je da u fazi implementacije, kroz individualne razgovore izvrše procenu nivoa ispunjavanja zadatih opštih i specifičnih kompetencija te da u slučaju deficita postave lične razvojne ciljeve i uz nadzor obezbede unapređenje na željeni nivo.
Upravljanje učinkom
U startu smo postigli saglasnost oko potrebe balansiranosti kratkoročnih i dugoročnih ciljeva kompanije. Svesni neophodnosti očuvanja pouzdanosti sistema i kvaliteta usluge, naravno da smo monitoring nad tim segmentom morali podići i zadržavati na vrhunskom nivou. U tom cilju smo razvili set indikatora (pokazatelja) za svaki operativni segment, kao i jasne željene nivoe tih indikatora. Za neke od njih smo shvatili da njihovo trenutno stanje nije na adekvatnom nivou te smo podizanje standardnog nivoa za narednu godinu postavili kao razvojni cilj nekolicini od rukovodilaca.
Strateški ciljevi, proizašli iz misije kompanije, poslužili su kao osnova za definisanje razvojnih ciljeva za menadžment na svim hijerarhijskim nivoima organizacione strukture, kaskadno (realizacija ciljeva na višem nivou podrazumeva realizaciju više podciljeva na nižem nivou). Definisanje prioriteta i integracija sa ličnim razvojnim ciljevima (vezano za kompetencije) uvažavaju realnost raspoloživosti resursa i pritiska operativnih obaveza.
Motivacija i sistem nagrađivanja
„Čudni su putevi gospodnji“ – „Razni ljudi razne ćudi“
Preispitivanje međusobnih odnosa zarada kroz upotrebu alata za procenu zahteva (vrednosti) radnih mesta trebalo je da otkloni bazni demotivator – jednako vrednovanje nejednakih doprinosa i obrnuto. Veliki broj faktora koji se uzima u obzir i stabilnost kriterijuma za procenu obezbeđuju visok nivo objektivnosti procene i definisanog broja bodova.
Sledeći korak u nizu jeste definisanje intenziteta uticaja rezultata radnih mesta na profitabilnost kompanije, što smo uzeli za osnovu pri definisanju odnosa varijabilnog i fiksnog dela zarade.
Uvezivanje varijabile sa rezultatima poslovanja kao što su KPI i ciljevi definisani u drugoj etapi projekta kao i definisanje perioda njihove valorizacije predstavljaju osnove za definisanje matematičkog modela za izračunavanje mesečnih zarada i periodičnih bonusa i jednokratnih nagrada. Par meseci paralelnog izračunavanja „po starom“ i „po novom“ omogućuje fino podešavanje i daje vremena svim saradnicima da „uhvate“ suštinu i zarade svoje korektne zarade.