FT1P i Push sistem u 21. veku

(Kaizen & Lean u svakodnevnom životu)

 

Radosno smo dočekali vest: Moguće je izvršiti overu zdravstvenih kartica elektronskim putem! Verujem da smo među prvima podneli zahtev za zamenu starih zdravstvenih knjižica jer – važno je ispoštovati rok, je l’ tako?

Dobili smo kartice, kupili čitače, instalirali software, čudno su nas gledali u domovima zdravlja, neke kolege su kao dodatak na kartice dobile i nalepnicu sa brojem kartona, a kolege zadužene za proces overe su nastavile da svakih šest meseci odlaze u filijale RFZO-a i čekaju u redu kako bi dobili markice. Trenutak samo… nema više markica – a da, samo su čekali u redu, ništa više.

Susret FT1P obrasca i Push sistema

Pojam FT1P u procesu overe zdravstvene kartice jeste događaj (najčešće visokog stepena verovatnoće) koji opisuje situaciju „Fali Ti Jedan Papir“ ili fali postupak ili jednostavno ne postoji način da se proces realizuje – jer se nalazite na pogrešnom mestu ili se pogrešno mesto nalazi na vašem putu.

FT1P u proizvodnim i uslužnim procesima bi predstavljao bilo koju situaciju kada proces staje pod uticajem različitih uzroka: nedostaje element potreban za realizaciju proizvoda/usluge ili nedostaju aktivnosti u nedovoljno definisanoj proceduri.

Šta je „Push sistem“ u slučaju overe zdravstvene kartice? To je svaki odlazak korisnika/klijenta na šalter filijale RFZO sa gomilom zdravstvenih kartica, kako bi ta aktivnost pokrenula postupak overe iza šaltera.

„Push sistem“ u proizvodnim i uslužnim delatnostima je situacija kada proces dobavljača (uzvodni proces) „guranjem“ proizvoda (materijala, poluproizvoda, dokumenta, informacije) pokreće sledeći proces – proces klijenta (nizvodni proces) i kada količine proizvoda između ta dva procesa nisu ograničene.

Ipak, ponekad dok stojim ispred šaltera, nisam sigurna ko je tu kome klijent.

„Pull sistem“ bi bio kada proces klijenta (nizvodni proces) „povlači“ definisanu količinu „proizvoda“ od procesa dobavljača (uzvodni proces) i na taj način pokreće taj isti proces da ponovo „proizvodi“ – do definisane količine između ta dva procesa.

To bi u primeru overe zdravstvenih kartica značilo sledeće: Svakog ponedeljka se izlistaju svi obveznici čije zdravstvene kartice ističu u narednih sedam dana, povlače se svi njihovi podaci koji su potrebni za overu (dokaz o plaćenom porezu iz poreske uprave npr) i onima koji ispunjavaju uslove – kartice se overavaju, a oni koji ih ne ispunjavaju se obaveštavaju o tome. Zvuči čarobno, zar ne?

U isto vreme, negde u realnosti…

Nakon prijema vesti o mogućnosti overe zdravstvenih kartica elektronskim putem, poslali smo mail RFZO-u, kako bismo dobili detaljnije informacije o potrebnoj dokumentaciji i načinu podnošenja zahteva. Zaključci su bili sledeći:

– poslodavac zahtev može da pošalje elektronskom poštom na adresu matične filijale (nije potrebno dostavljati dodatnu dokumentaciju, pošto su povezani sa poreskom upravom)

– trenutno nije predviđen obrazac za overu zdravstvenih kartica, tako da se zahtev može slati u slobodnoj formi, na memorandumu preduzeća.

Došao je i dan za slanje zahteva.

Dva dana kasnije, nakon ubacivanja kartica u čitač ustanovljavamo da je overa produžena za samo mesec dana.

Nazad u šalter salu.

Objašnjavam službeniku na šalteru za informacije situaciju, ali on nema informacije. Kaže samo da niko od njih nema mail, ne poznaje nikog ko ima mail i da „to tako ne funkcioniše“. Upućuje me na „šefa“.

Zaključci iz razgovora sa „šefom“:

– pristup mail-u imaju 2-3 osobe, ali zahtevi za overu se ne mogu slati tim putem,

– informacije koje smo dobili nekoliko meseci ranije od direkcije u Beogradu nisu validne, kao ni izmene Pravilnika o ispravi o zdravstvenom osiguranju koje su objavljene pre godinu dana, a koje uvode opciju elektronske overe,

– nije moguće utvrditi ko je overio naše kartice na samo mesec dana – veruje se da je problem u „sistemu“ ili da je neko slučajno „kliknuo“,

– zahtev za overu kartica nije moguće poslati mail-om i to će biti tako sve dok oni ne dobiju “papir” da se to tako radi

(možda ovo zvuči hipi, ali izgleda da svako ima svoj FT1P)

… i kao kruna svega, jedna iskrena izjava:

– Koja je svrha ove šalter sale, ako se zahtevi za overu vrše elektronskim putem?

Zdravstvene kartice će biti overene kada se steknu uslovi za to…

 

Nazad na mail prepisku sa direkcijom u Beogradu.

Nekoliko sati nakon objašnjenja situacije koja nas je zadesila dobijamo i odgovor: „Došlo je do nesporazuma, vaš zahtev za overu možete da šaljete putem mail-a i isti se očekuje, naročito iz razloga što prema našim podacima redovno izmirujete doprinose za obavezno zdravstveno osiguranje“.

… i živeli su srećno do kraja života.

„Ipak se okreće!“

Jasno je da je birokratija surova faza životnog ciklusa kada je u pitanju sprovođenje promena. Da ne pričamo o strukturi, načinu donošenja i sprovođenja odluka i optimizaciji procesa. Međusobna komunikacija očigledno nije na zavidnom nivou takođe. Jedna stvar je važna – ipak se menja.

Ostaje pitanje: Gde je tu „Pull“?

Proces slanja zahteva za overu mail-om je i dalje „push“, ali ipak predstavlja manje zahtevan, brži i jeftiniji način da obavimo posao za koji se ne može reći da za naše kompanije predstavlja proces koji nam donosi vrednost.

Neki zaključak bi se mogao izvući za sve naše procese. Kontinuirani procesi nisu problem. Na tačkama gde nije moguće realizovati proizvod/uslugu u kontinuitetu, tamo se uspostavlja „Pull“. Uspostavite „Pull“ gde god je to moguće. Tamo gde je interni ili eksterni klijent poznat i gde je tražnja poznata ili se može prognozirati – uvedite „Pull“ sistem. To će uštedeti prostor, vreme, papir i frustracije. Na mestima gde je trenutno jedino „Push“ moguć, najmanje što možete da uradite jeste da ga optimizujete.

Uvek možete da počnete od zdravstvenih kartica.

          Aleksandra Krajina, konsultant ASEE

 

 Adizes  Leadership  Program

O tome kako biti bolji, ono  što danas zovemo  lider, kako voditi organizacije i organizacione  jedinice da budu uspešne i kratkoročno i  dugoročno, na sistematičan i organizovan način možete  saznati od 20. oktobra 2016. kao učesnik  VII  generacije Adizes Leadership Programa.

Više  informacija o sedmoj  generaciji Adizes Leadership  Programa, koja  počinje sa radom u oktobru 2016. možete dobiti  na:
irena.bulat@adizes.rs

 Preuzmite Adizes Leadership Program za VII generaciju